ภาพรวมระบบรายรับ (AR)
ระบบรายรับคืออะไร?
ระบบรายรับ (Accounts Receivable - AR) เป็นระบบที่ใช้จัดการลูกหนี้การค้า ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ การติดตามการชำระเงิน จนถึงการรับชำระเงิน
ประโยชน์ของระบบรายรับ
- ติดตามลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดความเสี่ยงจากการค้างชำระ
- เพิ่มกระแสเงินสดให้ธุรกิจ
- รายงานที่ครบครันและแม่นยำ
การสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่
เริ่มต้นด้วยการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้า
| ขั้นตอน | รายละเอียด | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| 1. เลือกลูกค้า | เลือกลูกค้าจากรายการที่มีอยู่ | หากไม่มีให้เพิ่มลูกค้าใหม่ |
| 2. เพิ่มรายการ | เพิ่มสินค้าหรือบริการที่ขาย | ระบุจำนวน ราคา และส่วนลด |
| 3. คำนวณภาษี | ระบบจะคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มอัตโนมัติ | สามารถปรับแก้ได้ตามต้องการ |
| 4. บันทึก | บันทึกใบแจ้งหนี้ | ระบบจะสร้างเลขที่ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ |
แก้ไขใบแจ้งหนี้
การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้ว
ข้อควรระวัง
- แก้ไขได้เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการชำระเงิน
- หากมีการชำระเงินแล้ว ต้องสร้างใบลดหนี้แทน
- ระบบจะเก็บประวัติการแก้ไขไว้
การจัดการลูกค้า
เพิ่มลูกค้าใหม่
เพิ่มข้อมูลลูกค้าใหม่เข้าสู่ระบบ
ข้อมูลที่จำเป็น
- ชื่อลูกค้า (บริษัท/บุคคล)
- ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
- เงื่อนไขการชำระเงิน
จัดการข้อมูลลูกค้า
แก้ไขและอัพเดทข้อมูลลูกค้า
- แก้ไขข้อมูลส่วนตัว
- เปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงิน
- ดูประวัติการซื้อ
- จัดกลุ่มลูกค้า
การรับชำระเงิน
รับชำระเงิน
บันทึกการชำระเงินจากลูกค้า
| วิธีการชำระ | รายละเอียด | การบันทึก |
|---|---|---|
| เงินสด | ชำระด้วยเงินสด | บันทึกจำนวนเงินที่ได้รับ |
| โอนเงิน | โอนผ่านธนาคาร | บันทึกเลขที่อ้างอิงการโอน |
| เช็ค | ชำระด้วยเช็ค | บันทึกเลขที่เช็คและธนาคาร |
| บัตรเครดิต | ชำระด้วยบัตรเครดิต | บันทึกเลขที่อ้างอิงการชำระ |
ติดตามการชำระเงิน
ติดตามสถานะการชำระเงินของลูกหนี้
สถานะการชำระเงิน
- รอชำระ: ยังไม่มีการชำระเงิน
- ชำระแล้ว: ชำระเงินครบถ้วน
- ค้างชำระ: เกินกำหนดชำระ
- ชำระบางส่วน: ชำระไม่ครบ
รายงานและสถิติ
รายงานลูกหนี้
รายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกหนี้การค้า
รายงานหลัก
- รายงานลูกหนี้ตามอายุ
- รายงานการชำระเงิน
- รายงานยอดขาย
- รายงานลูกค้า
การส่งออก
- ส่งออกเป็น PDF
- ส่งออกเป็น Excel
- ส่งทางอีเมล
- พิมพ์รายงาน
เคล็ดลับการใช้งาน
เคล็ดลับการจัดการลูกหนี้
ควรทำ
- สร้างใบแจ้งหนี้ทันทีหลังขาย
- ติดตามการชำระเงินเป็นประจำ
- ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทันที
- เก็บประวัติการติดต่อลูกค้า
ไม่ควรทำ
- ลืมบันทึกการชำระเงิน
- ไม่ติดตามลูกหนี้ค้างชำระ
- ไม่เก็บหลักฐานการชำระ
- ลืมอัพเดทข้อมูลลูกค้า
การตั้งค่าที่แนะนำ
- ตั้งค่าการแจ้งเตือนลูกหนี้ค้างชำระ
- กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน
- ตั้งค่าการส่งใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล